Yrityksillä on erilaisia salaisia ja tärkeitä asiakirjoja. Jotkut yritykset eivät kuitenkaan ota tietosuojaa riittävän vakavasti eivätkä suojaa asiakirjojaan kunnolla. Asiakirjat väärissä käsissä voivat vahingoittaa yritystä, sen työntekijöitä tai asiakkaita, ja siksi on tärkeää etsiä suojausvaihtoehtoja, joilla asiakirjat pidetään mahdollisimman turvassa. Yksi tehokas vaihtoehto ovat lukolliset metallikaapit. Pitää toki muistaa, että osa asiakirjoista on sähköisessä muodossa, joten on yhtä tärkeää varmistaa, että myös ne on suojattu kunnolla. Tässä artikkelissa esitellään keskeisiä toimenpiteitä, jotka voivat auttaa estämään arkaluontoisten tietojen vuotamista.
Metallikaapit asiakirjoille
Metallinen arkistokaappi on erinomainen vaihtoehto tietoturvaloukkauksilta suojautumiseen. Kaappeja on saatavilla monenlaisia, ja on suositeltavaa ottaa huomioon myös lukon tyyppi kaappia valittaessa. Joissakin kaapeissa on avainlukot, toisissa taas erityiset koodit. Joka tapauksessa laadukas kassakaappi on loistava tapa suojata tärkeitä asiakirjoja luvattomilta henkilöiltä.
Vanhojen asiakirjojen tuhoaminen
Toinen melko yksinkertainen turvatoimenpide on vanhojen asiakirjojen tuhoaminen. Muista, että fyysiset asiakirjat voidaan varastaa, valokuvata, kopioida tai vain yksinkertaisesti painaa mieleen, joten jos sinulla on luottamuksellisia asiakirjoja, joita ei käytetä, paras vaihtoehto on tuhota ne. Ei kuitenkaan ole suositeltavaa vain heittää niitä pois – silppua paperit ensin niin, ettei niiden sisältämää tietoa voi ymmärtää. On kuitenkin olemassa vielä silppuamistakin tehokkaampi tuhoamisvaihtoehto, joka on vanha, mutta erittäin toimiva: Polttaminen. Tuhkaa ei voi kasata kokoon, mutta silputun paperin saattaa vielä pystyä kokoamaan. Älä ikinä aliarvioi, mitä epätoivoiset ihmiset ja liiketoimintakilpailijat ovat valmiita tekemään omien etujensa puolesta.
Asiakirjat tietokoneella
Kannattaa säilyttää joitakin asiakirjoja tietokoneella, kunhan et unohda keksiä monimutkaista ja vaikeasti arvattavaa salasanaa. On myös parasta säilyttää asiakirjasi eri kansioissa. Jotkut ihmiset eivät valitettavasti ota tietokoneella olevia arkaluonteisia tietoja kovin vastuullisesti, joten muista, että luvattomat henkilöt voivat pahimmassa tapauksessa saada asiakirjat haltuunsa. Varmista siis, että sähköiset asiakirjasi ovat täysin suojattuja. Muista myös katkaista yhtiöstä lähteneiden työntekijöiden pääsy yhtiön sähköisiin asiakirjatietokantoihin ja muihin teknisiin järjestelmiin. Älä myöskään ikinä avaa epäilyttäviä sähköposteja, joissa on liitetiedostoja, äläkä myöskään kytke tuntemattomia muistitikkuja yhtiösi tietokoneisiin. Muista myös pitää tietoturvaohjelmistosi ajan tasalla, ja valistaa yhtiösi työntekijöitä tietoturva-asioista.
Lisävinkkejä
Älä koskaan jätä tärkeitä asiakirjoja yhteisiin tiloihin, joissa muut voivat nähdä ne. On myös suositeltavaa säilyttää muistiinpanosi huolellisesti. Älä myöskään jätä tärkeitä asiakirjoja lojumaan pöydälle, edes yksityisessä toimistossa. Kiinnitä huomiota siihen, kenen kanssa puhut ja kenelle kerrot erilaisia tärkeitä asioita.
